HR DPI Sicurezza

HR DPI Sicurezza


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HR DPI è un modulo di HR Infos per la Gestione della Sicurezza sul Lavoro e l’Ambiente aggiornato al D.Lgs. n. 81/08. Progettato in modo semplice e intuitivo, questo sistema informatico consente di programmare, eseguire, controllare e migliorare i processi all’interno dell’Azienda.
Il programma è formato da una serie di moduli collegati fra di loro, dedicati ognuno ad una specifica attività, e guidati da tabelle precaricate che aiutano l’inserimento dei dati. HR DPI è realizzato con le migliori tecnologie attualmente sul mercato ed è il risultato di un significativo processo in continua evoluzione, maturato nel corso degli anni.

Vantaggi

  • Aumento del livello di sicurezza aziendale
  • Miglioramento del sistema di prevenzione
  • Ottimizzazione delle risorse umane
  • Maggior coinvolgimento del personale e delle figure aziendali associate
  • Gestione preventiva e controllo di tutti i processi
  • Riduzione dei costi diretti e indiretti legati a sicurezza e ambiente

I moduli

  • Dipendenti
    • D.P.I.
    • Formazione
    • Sorveglianza sanitaria
    • Infortuni
  • Sicurezza e Ambiente
    • Adempimenti
    • Gestione appalti
  • Valutazione dei Rischi
  • Sistemi di Gestione
  • Manutenzioni
    • Principali caratteristiche
    • Aspetti positivi
  • Obiettivi

 

Dipendenti
È la parte operativa di tutto il sistema, in cui troviamo sui lavoratori il risultato di tutti gli input che derivano dalla valutazione del rischio e dalle altre attività aziendali.
Per ogni dipendente vengono memorizzati i dati anagrafici e personali, il ruolo in azienda, gli incarichi, le attività legate all'uso di macchinari e sostanze, l'esposizione ai rischi, lo storico legato a Mansioni e Reparti.
La Formazione, Informazione, Sorveglianza Sanitaria e i Dpi sono collegati ad una struttura a più livelli definita dall'Azienda in cui è possibile inserire l'attività formativa e informativa, il protocollo sanitario del medico competente e i DPI da consegnare.
Grande attenzione viene rivolta alla gestione degli incarichi in Azienda, a cui è possibile inserire la formazione e i dpi richiesti (es. Addetti alla Squadra Primo Soccorso).
Molto spesso questo modulo viene utilizzato dalle Risorse Umane perché la maschera risulta completa ed esaustiva in tute le sue parti, è possibile visualizzare la Qualifica, il Tipo di Contratto, il Livello, il Centro di Costo, i dati personali il Costo orario, gestire la parte economica della formazione, e inserire gli infortuni in condivisione con il Servizio di Prevenzione e Protezione.
Vulcano nel momento in cui un' Azienda decide di installare il sistema HR, importa i dati storici relativi ai dipendenti (formazione, accertamenti sanitari, incarichi, attestati, registri presenze ), il software viene inoltre interfacciato con i programmi di paghe o presenze per avere un anagrafica sempre aggiornata in tutti suoi campi.

D.P.I.
In base al reparto in cui opera il dipendente e alla valutazione delle varie tipologie di rischi, sono assegnati i Dispositivi di Protezione.
Vi sono presenti già precaricate categorie di D.P.I. collegati in una struttura a più livelli divisa per Reparto e Mansione fino alla gestione della taglia legata al dipendente. Si può effettuare qualsiasi tipo di movimento in entrata o in uscita anche fra magazzini diversi all'interno dell'azienda, e controllare le relative giacenze.
In qualsiasi momento sarà possibile vedere chi non ha ricevuto i Dpi previsti e lo storico di quelli che non sono stati consegnati. HR rappresenta un valido strumento per l'assegnazione e la verifica dello stato dei D.P.I. del personale fino a determinare i costi che vengono sostenuti.
Formazione
Un'altra struttura collega i dipendenti al piano di Formazione aziendale per conoscere i corsi richiesti e lo storico.
HR DPI consente di costruire un'esaustiva raccolta di attività di formazione, associando a mansioni/reparti quali sono le attività che vengono prescritte dal protocollo formativo presente in azienda con descrizioni, necessità, disponibilità, date, costi, ed altre informazioni rilevanti.
Quando i fabbisogni formativi legati sono identificati, le opportune attività di sviluppo possono essere facilmente individuate e, se richiesto, programmate. È possibile rivedere i piani di sviluppo personale per sapere quali attività sono state completate, e quali sono in arretrato o sono state trascurate, per intraprendere azioni correttive se necessario.
Inoltre si possono conoscere quali attività formative vengono più utilizzate e la destinazione dei budget.

HR DPI si concentra sull’addestramento del dipendente:
Rendendo semplice l’identificazione dei bisogni formativi attuali e futuri.
Registrando piani di formazione ed attività associate, in modo che i piani possano essere gestiti e monitorati.
Riducendo i costi amministrativi associati alla gestione delle attività della formazione, concedendo più tempo per concentrarsi sul miglioramento dell'efficacia degli interventi formativi legati alla sicurezza.
Per la sua duttilità ed elasticità e per la gestione di requisiti minimi, skill, crediti formativi, questionari di gradimento e verifiche dell'efficacia, HR DPI può essere tranquillamente utilizzato per qualsiasi attività di formazione aziendale anche nei settori legati alle risorse umane e alla qualità ed è conforme agli schemi standard ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001

Sorveglianza sanitaria
HR DPI con un'analisi attenta dei dati inseriti contribuisce a fornire elementi utili per l'organizzazione del lavoro nell'’immediato e in prospettiva.
Più esplicitamente, il programma nell'attività di sorveglianza sanitaria:
Gestisce l'agenda delle visite previste.
Verifica l'accettabilità dei compiti lavorativi per i singoli soggetti, permettendo l’espressione del giudizio di idoneità.
Rileva i soggetti portatori di particolari patologie o costituzionalmente predisposti.
Controlla nel tempo lo stato di salute dei lavoratori.
Rende possibile misurare la prevalenza di malattie tra i lavoratori in funzione dell'età, del sesso, e la loro distribuzione nelle varie mansioni e in funzione dell’anzianità lavorativa.
All'interno di tali finalità generali, si possono individuare anche altri obiettivi:
Contribuisce, attraverso opportuni controlli retroattivi, all'accuratezza della valutazione del rischio collettivo ed individuale.
Identifica i lavoratori che, in conseguenza di variabili individuali o abilità acquisite sono in grado di sopportare condizioni lavorative maggiormente impegnative rispetto agli altri.
Consente di verificare nel tempo l'adeguatezza delle misure di prevenzione adottate.
Raccoglie dati clinici che consentono di effettuare la relazione annuale del medico competente.
HR DPI gestisce totalmente la cartella sanitaria del Medico Competente, facilitandone notevolmente il lavoro di inserimento e il controllo dei dati relativi ai dipendenti.

Vantaggi di HR DPI sorveglianza sanitaria:
L'installazione di HR DPI porta l'azienda ad avere un abbattimento dei costi (semplificazione del lavoro al personale dipendente, controllo immediato sullo stato di idoneità).
Grande aiuto al Medico competente che si trova ad avere aggiornate parecchie informazioni all’ interno del programma (valutazione dei rischi, infortuni, malattie, cambi di mansione ecc...).
La programmazione delle visite risulta molto più veloce e accurata, ne consegue una diminuzione dei tempi e dei costi legati alla sorveglianza sanitaria.
La profilazione accurata garantisce la riservatezza dei dati inseriti dal medico competente.
Efficacia nella prevenzione dei rischi grazie ad una comunicazione tempestiva.
Efficienza nell'eliminazione di attività sanitarie non finalizzate alla sicurezza.
Migliore organizzazione del lavoro (visione dei processi aziendali, ridistribuzione dei carichi, valorizzazione delle professionalità presenti).
HR DPI assicura un servizio efficiente di sorveglianza sanitaria, ai fini "dell'immagine" interna ed esterna dell'azienda utile anche al fine delle certificazioni previste dalle normative europee.

Infortuni
Permette di registrare, trasmettere, gestire e analizzare le notifiche relative agli infortuni.
Il programma inoltre permette di eseguire diverse analisi dei dati registrati e
spedire rapidamente e in modo efficiente le denunce d’infortunio all'INAIL in formato elettronico;
le diverse possibilità d'interpretazione dei dati forniscono informazioni importanti per l'analisi dei pericoli e dei rischi e consentono all'azienda di adottare misure di sicurezza mirate;
la possibilità di raffigurare la struttura aziendale permette, anche alle grandi aziende, delle analisi dettagliate a diversi livelli della struttura.
Compilazione, stampa ed esportazione del registro degli infortuni.
Gestisce tutte le informazioni degli infortuni sia per singolo lavoratore che a livello aziendale (es. statistiche relative agli infortuni più frequenti, gravità, natura, costi infortuni, ecc.)
Creazione di indici con grafici che permettono di avere il controllo di qualsiasi dato inserito.

Sicurezza e Ambiente
All’interno di questo modulo troviamo gli adempimenti e le norme legate alla sicurezza e ambiente e la gestione degli appalti fino alla generazione del Duvri.
Tutte le attività sono programmate, inviate ed eseguite contestativamente all’ invio di mail generate automaticamente dal programma, gli allarmi rimangono sempre attivi fino a quando non sono chiuse le attività collegate.

Adempimenti
Tutte le norme in materia di sicurezza e igiene ambientale inerenti al D.Lgs. 81/08 sono state inserite in una tabella che viene aggiornata in tempo reale con l’ausilio di consulenti del settore Sicurezza e Ambiente.
Nel caso di nuova norma o modifica della precedente, HR DPI aggiorna le tabelle e tutte le scadenze collegate ai vari soggetti aziendali.
E’ possibile associare come Allegato il documento relativo all’esecuzione dell’ intervento in qualsiasi formato, da word a pdf e immagini scannerizzate.

L’aggiornamento on line delle norme in materia di sicurezza e igiene ambientale permette:
Il controllo
L’organizzazione e programmazione degli adempimenti
La gestione delle scadenze e l’esecuzione degli interventi.
Il programma inoltre avvisa l’utente su tutte le scadenze ed è possibile gestire gli allarmi e anche associare un segnale sulla singola scadenza, notificando l’avviso anche con l’invio di mail direttamente al personale interno/esterno associato.

Gestione appalti
HR DPI gestisce le aziende legate da contratti di appalto e subappalto.
All'interno del programma viene creata una mappatura delle interferenze indicando in modo sintetico alcuni dati relativi all’appaltatore.
Il sistema inoltre controlla i documenti che devono essere inviati e quelli che devono essere ricevuti, inserendo opportuni allarmi per segnalarne l'eventuale mancanza.
Vengono generati i documenti, completamente personalizzabili, relativi alla richiesta di informazioni della ditta appaltatrice , il Verbale di cooperazione e coordinamento, lo schema dei rischi di interferenza, l'eventuale Concessione in uso di macchine/impianti/attrezzature, il Duvri e un opuscolo con le regole di comportamento all'interno dell'azienda.

Valutazione dei rischi
Definizione della struttura aziendale
Il programma permette per ciascuna unità produttiva che compone l'azienda di introdurre le informazioni di dettaglio necessarie per la fase di analisi quali:
dati anagrafici dell'azienda e dell'unità produttiva sottoposta alla valutazione;
suddivisione della struttura in reparti e linee/zone di lavorazione;
descrizione dettagliata dei reparti e delle aree di lavorazione con la possibilità di inserimento di rilievi fotografici e/o planimetrie;
identificazione e descrizione delle mansioni svolte con riportati gli orari di lavoro ed i tempi di permanenza per postazione, con possibilità di valutar mansioni composte da più attività.

Identificazione dei pericoli
In questa fase vengono individuati i pericoli che se legati alla valutazione ambientale verranno associati al reparto o alla linea in esso contenuta, mentre se dipendenti dalle lavorazioni saranno legati alla mansione o alle singole attività che la compongono.
Il programma mette a disposizione dell'operatore un database di riferimento, completamente implementabile e modificabile, in cui sono inseriti, per tipologia i principali pericoli quali :
Potenziali pericoli derivanti da Strutture / Ambiente di lavoro.
Meccanici.
Elettrici.
Esplosioni / incendi.
Agenti chimici.
Agenti fisici.
Agenti biologici.
Fattori Organizzativi, (vedi differenza di genere, stress da lavoro correlato ecc..)
Interazione ambiente di lavoro/ ambiente esterno
Lavoratrici madri.

Definizione degli indici di rischio
Per individuare gli indici di rischio ambientali, da assegnare ai reparti e/o alle linee o aree che li compongono, e gli indici di rischio delle lavorazioni, da assegnare alle mansioni e/o alle attività, viene utilizzata una matrice composta da tre elementi quali :
P - Probabilità di esistenza di un pericolo;
C - Probabilità che il pericolo possa causare il danno;
D - Dimensione del danno
Una volta individuati gli indici di rischio complessivi di mansione e ambientale, sarà possibile applicare dei sistemi di protezione integrativi o inseriti sulla fonte di rischio in grado di abbassare il valore a livelli accettabili.
Il programma propone una serie di misure suddivise in:
Misure di Prevenzione
Misure di Protezione
Misure di sorveglianza
Ad ognuna di queste misure è possibile assegnare a priori, in funzione delle caratteristiche proprie dell'intervento, un coefficiente di riduzione che influirà sul calcolo di valutazione riducendo il livello di rischio precedentemente calcolato.
Al termine della valutazione l'operatore avrà a disposizione gli indici complessivi di rischio di mansione e ambientali, prima e dopo l'applicazione delle misure di protezione programmate.
Il calcolo di valutazione termina con l'individuazione dell'indice complessivo calcolato con l'indice di mansione e gli indici degli ambienti in cui la mansione viene eseguita.
Tra le misure integrative proposte dal programma vi sono i DPI. Il software contiene un database dei principali DPI presenti sul mercato suddivisi per tipologia e grado di prestazione.
L'operatore potrà scegliere il DPI adeguato individuandone le caratteristiche specifiche ed il grado di prestazione necessario. Per ogni DPI sarà possibile stampare una scheda tecnica da utilizzare per l'acquisto.
Per ogni misura di protezione individuata è possibile produrre una scheda di progetto in cui verranno riportate le caratteristiche dell'intervento proposto, i costi e i tempi di realizzazione.

Sistemi di Gestione
HR DPI dispone al suo interno di strumenti che ne permettono la realizzazione e facilita questo atto conclusivo dell'importante processo organizzativo messo in atto dall'azienda che garantisce una costante prevenzione e controllo della sicurezza.
Gli strumenti messi a disposizione da HR DPI sono:
Eventi, Non Conformità, Azioni Preventive, Audit, Processi, Indicatori di Performance.
Nella Gestione degli Eventi prendendo spunto dal metodo "sbagliando s'impara" di INAIL, Vulcano ha creato uno strumento che dà la possibilità di inviare una Segnalazione in cui vengono definiti i dati minimi dell' accaduto, successivamente viene preso in esame dal Responsabile (solitamente l'Rspp) che ne effettua l' analisi andando a inserire la tipologia dell' evento:
Incidente/lesione, Infortunio, Comportamento pericoloso, Situazione Ambientale pericolosa.
All'evento seguirà un'azione correttiva o un' azione preventiva.
Quali sono i vantaggi di implementare e mantenere attivo un Sistema di gestione della sicurezza:
accrescere i livelli di sicurezza nei luoghi di lavoro;
condurre ogni funzione aziendale a gestire con responsabilità e competenza gli adempimenti relativi alla salute e alla sicurezza;
valutare la possibilità di ridurre il premio INAIL;
garantire agli interlocutori maggiore affidabilità nella gestione dei rischi relativi alla salute e sicurezza dell'azienda, secondo un modello organizzativo riconosciuto a livello internazionale;
offrire garanzie oggettive alle eventuali responsabilità dei Datori di Lavoro a seguito di eventi dannosi;
ridurre gli esborsi imprevisti per la risoluzione di incidenti alle persone, alle infrastrutture e agli impianti.

Manutenzioni
E’ un modulo completo per gestire la manutenzione di macchine, impianti e beni di ogni tipo, utilizzabile in aziende di ogni settore e dimensione.
Offre una serie di funzioni per il controllo di impianti e macchine in ogni piccolo dettaglio, dalla programmazione all’esecuzione dell’intervento fino alla scelta del personale che lo esegue e ai rischi collegati. La maschera di inserimento dà l’accesso immediato a tutti gli interventi effettuati di manutenzione preventiva e per guasti o fermi macchina.
Gli avvisi di scadenze e/o allarmi possono essere inviati dal programma autonomamente ai diretti interessati sia che siano operatori interni che fornitori.
Le Richieste di Manutenzione sono state sviluppare appositamente in tecnologia Web per consentire a qualsiasi operatore, preposto, capo reparto, utente, di effettuare segnalazioni di qualsiasi genere, che verranno successivamente prese in esame dal responsabile delle manutenzioni nei tempi e nei modi più appropriati.

Principali caratteristiche
Modularità:
consente di lavorare anche con pochi dati, inizialmente si richiedono solo il codice, la descrizione dei beni/macchine e la data di attivazione.
Flessibilità:
è utilizzabile in ogni realtà aziendale, in tutti i reparti, per ogni tipo di bene/macchina.
Personalizzabile:
per soddisfare le esigenze di particolari gestioni macchine e impianti.
Semplice da usare per tutti gli utenti:
ogni maschera è stata curata nella grafica e nella terminologia per risultare chiara e facilmente comprensibile a chiunque.
Avvio rapido di addestramento utenti:
è prevista l’importazione di dati di macchine, schede tecniche, ricambi per semplificare e velocizzare questa fase.
Minimo tempo per gestire gli interventi di manutenzione preventiva effettuati.
Gestione dei componenti critici della macchina con l’ inserimento di una distinta base multilivello.
Possibilità di gestire i ricambi ed il magazzino in vari modi per adattarsi ad ogni situazione.
Scheda macchina ben strutturata, con accesso immediato a tutti gli interventi effettuati di manutenzione preventiva e per Guasti o Fermi macchina e le Scadenze associate.
Programmi di manutenzione definibili in pochi minuti, indicano le operazioni da svolgere con la periodicità scelta, i ricambi, le attrezzature, i componenti, gli strumenti ed i tecnici previsti per gli ordini di lavoro.
Gestione dei programmi di manutenzione a contatore.
Ad un programma è possibile associare una scheda di sicurezza con le indicazioni e tutti i DPI previsti, ed i rischi specifici per quell’attività.
La Programmazione della Manutenzione per le macchine è guidata e semplice, e crea automaticamente gli ordini di lavoro sui beni, con la verifica preliminare delle ore disponibili per ogni qualifica dei tecnici coinvolti.
Gestione delle richieste di intervento.
Gli interventi riportano le operazioni effettuate, i ricambi e i tecnici utilizzati, le cause e le modalità dei guasti, i rimedi, i componenti del bene mantenuti e l'eventuale ditta esterna intervenuta.
Offre molte analisi sulla manutenzione programmata sugli interventi effettuati in un reparto, su una macchina o categoria di macchine in un periodo, analisi sui ricambi utilizzati, le ore lavorate per specializzazione, analisi sulle cause di guasto, tutti gli indici caratteristici. Consente l’utilizzo di immagini in molte procedure. Gestione multiaziendale.

 

Aspetti positivi

La gestione informatica della manutenzione Impianti con HR DPI presenta molti aspetti positivi di ordine economico e organizzativo:
Mantiene aggiornato l’inventario dei beni/macchine/ impianti da manutenere.
Consente di memorizzare tutti gli interventi effettuati, ed anche i tecnici/operatori incaricati.
Permette una immediata valorizzazione degli interventi.
Consente di stampare tutti gli interventi eseguiti su un bene per ogni tipo di manutenzione: preventiva, per la sicurezza, per miglioramenti, a guasto.
Consente di analizzare le cause di fermo impianto sui vari beni, ed anche sui gruppi definiti, in relazione anche alle condizioni di utilizzo degli apparecchi.
Consente di sapere quali sono gli articoli/ricambi più utilizzati.
Consente di organizzare la manutenzione preventiva, prevedendo interventi futuri secondo le necessità.
Consente di definire le modalità esatte di come devono essere eseguiti tutti gli interventi di manutenzione preventiva, ispettiva, per la sicurezza, nonché gli strumenti e le attrezzature necessarie per il lavoro. Gli addetti incaricati avranno quindi la stampa della scheda di lavoro chiara nei contenuti e nelle modalità di esecuzione.
L’archiviazione di tutti i dati consente di tenere in linea la storia della macchina/impianto, consultabile da tutti gli utenti aventi i diritti di accesso ai dati.
Queste informazioni portano ad una economia di gestione in quanto consentono di:
Capire esattamente dove vengono utilizzate le risorse per la manutenzione
Analizzare la manutenzione sotto tutti i punti di vista
Impostare la manutenzione programmata, riducendo quindi i costi della manutenzione a guasto.
Eliminare i tempi di analisi dei dati storici, per la redazione di consuntivi e relazioni.

Obiettivi

Aiuta l’azienda nella gestione di tutti i documenti della sicurezza.
Lo scadenzario e gli allarmi in esecuzione automatica permettono di sapere in ogni momento le operazioni da eseguire.
Per la sua flessibilità ed adattabilità all’azienda: ogni installazione viene personalizzata sulle esigenze e necessità che il cliente richiede.
HR DPI "non si dimentica mai di niente"; se lo impostiamo in modo accurato e corretto qualsiasi atto, modulo, informazione, documento relativo alla sicurezza e all'ambiente (e non solo) non scapperà ai suoi allarmi.

SISTEMA INVIO MESSAGGI
HR DPI permette di produrre, inviare e storicizzare messaggi indirizzati a tutti i soggetti presenti nelle anagrafiche e partecipanti ai processi controllati dal sistema.
Ad esempio l’RSPP viene avvisato con una mail di una nuova assunzione di un dipendente, di un cambio mansione e/o reparto.

MIGRAZIONE ED IMPORTAZIONE DATI
Gli archivi di HR DPI possono ricevere dati provenienti da altri sistemi informatici.
E’ garantito l’allineamento con i più diffusi software di paghe/presenze per essere sempre aggiornati in tempo reale ed esportare altri dati che sono poi riutilizzati dall’Ufficio personale.

PLANNER
Riepilogo delle scadenze aziendali relative a Dipendenti (visite, corsi di formazione, periodi di prova, qualifiche), Adempimenti legati a Sicurezza e Ambiente, Valutazioni del Rischio e conseguenti piani di miglioramento, Manutenzioni programmate.
L’interattività di questo modulo consente di entrare direttamente nell’oggetto dell’impegno.
UNA SOLUZIONE ‘DISEGNATA’ AD HOC
Un’altra funzionalità di HR DPI è la personalizzazione delle griglie per configurare le maschere di inserimento dati: scelta colonne, dimensionamento, ordinamento.
Utilizza campi liberi per gestire informazioni non previste legate a specifiche esigenze aziendali. Esegue ricerche e stampe parametriche su viste di archivi conformi alle esigenze dell’utente.

SVILUPPO CONTINUO
Vulcano investe nella soluzione HR infos da anni ed è previsto il continuo sviluppo di nuove funzionalità oltre al miglioramento ed estensione di quelle implementate.
E’ frequente il caso di clienti che avendo bisogno di particolari funzionalità, le abbiano poi trovate negli aggiornamenti periodici che vengono distribuiti.


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